Dekoracja eventu firmowego: brief, scenografia i strefy które działają
Event firmowy to nie wesele z logo. Dekoracja ma inną robotę: podbić markę, dać tło mediom i nie przeszkadzać scenariuszowi. Jak to planować od briefu do montażu.
Brief to nie lista rzeczy, to scenariusz
Dobry brief mówi nam co ma poczuć gość, nie co ma stać na stole. Kiedy słyszymy "ma być elegancko i po naszemu", pytamy o cele: czy to premiera, uroczystość jubileuszowa, czy konferencja sprzedażowa.
Od tego zależy wszystko inne. Premiera produktu wymaga mocnej strefy zdjęciowej. Konferencja potrzebuje czytelnej sceny i cichej strefy dla rozmów. Gala chce wieczorowego blichtu.
Paleta marki w kwiatach i świetle
Dekoracja zgodna z brandbookiem to nie kolorowe balony z logo. To dobór kwiatów i materiałów w palecie identyfikacji, plus oświetlenie w barwach komplementarnych. Efekt jest spójny bez krzykliwości.
Przyjmuje się brief w polskim i angielskim, ale najlepiej działa spotkanie z moodboardem. Pokaż nam referencje, które podobają się klientowi. Szybciej niż opis słowny.
Dekoracja eventu firmowego ma robić wrażenie i nie przeszkadzać. To proste, ale trzeba o tym pamiętać przy każdym wyborze materiału.
Anna Wiśniewska, opiekunka klienta korporacyjnego
Strefy które robią robotę
Trzy strefy w evencie firmowym: wejście (pierwsze wrażenie i zdjęcie z hashtagiem), scena (tło dla prelegentów i transmisji), strefa networkingowa (stoliki, kawa, rozmowy). Na te trzy idzie 80% budżetu.
Korytarze i toalety można udekorować symbolicznie: kilka lampionów, drzwi z obramowaniem. Wystarczy sugestia, nie trzeba tam pełnej scenografii.
- Strefa wejścia: pierwsze wrażenie i zdjęcie z hashtagiem
- Scena: tło dla prelegentów i materiału wideo
- Strefa networkingowa: stoliki, kawa, luźne rozmowy
- Ścianka brandwall: główny punkt fotograficzny
- Korytarze i detale: symboliczne, nie pełne
Logistyka eventu firmowego
Obiekty firmowe mają własne przepisy: ochrona, protokoły montażu, godziny wjazdu. Zanim wszystko ustalimy, sprawdzamy regulamin obiektu i wymagane dokumenty. Często to wydłuża proces o tydzień.
Montaż w oknie czasowym to wyzwanie. W sali konferencyjnej z eventem rano i wieczorem mamy czasem 2 godziny na dekorację między sesjami. Ekipa musi być przygotowana na sprint.
Mierzenie efektu po evencie
Dekoracja działa, jeśli ludzie o niej mówią i robią zdjęcia. Mierzymy zasięgi hashtagów, pytamy agencje o feedback uczestników i zbieramy zdjęcia z eventu. To dane do kolejnego briefu.
Niektórzy klienci traktują dekorację jako koszt. Inni widzą w niej narzędzie employer brandingu i PR. Różnica widać w budżecie i efekcie.
Powiązane tematy: dekoracje eventów firmowych, florystykę eventową oraz ścianki kwiatowe i fotostrefy.
Trzy rzeczy do zapamiętania
Dołącz agencję wcześnie
Im wcześniej dekorator pozna scenariusz, tym lepiej wkomponuje dekorację w scenę i czas.
Sprawdź regulamin obiektu
Hale i centra kongresowe mają protokoły. Zapytaj o nie przed podpisaniem kosztorysu.
Zostaw budżet na podmiany
Event trwa 8 godzin. Kwiaty i świece wymagają podmianek, zaplanuj to w kosztorysie.
"Najlepsza dekoracja to taka, przy której goście pytają, czy sala zawsze tak wyglądała."
Aleksandra Malinowska · założycielka studia
Fotografie z naszych montaży. Więcej kadrów i pełne realizacje w galerii studia.
Powiązane artykuły
Pytania do artykułu
Opisz swój event firmowy
Data, miejsce, liczba gości i scenariusz. Zaproponujemy koncept i wycenę w ciągu 3 dni roboczych.